La mutualisation est un processus complexe qui allie pilotage de projet et conduite du changement. Même s’il n’existe pas de « recette miracle » pour mener à bien son projet de mutualisation, l’observation des histoires permet d’identifier un certain nombre de facteurs clés de succès.
La mutualisation chez AUSIRIS vise à améliorer la pertinence du service rendu aux usagers.
Au- delà des réponses logistiques et techniques liées au « comment la mutualisation va-t-elle se passer ?», la réponse au pourquoi chez AUSIRIS a dû être expliquée largement à l’ensemble des parties prenantes en mettant en œuvre une communication pédagogique.
Il a fallu et il faut encore avec les nouveaux membres, partager le diagnostic des enjeux.
Le processus de mutualisation démarre par un état des lieux qui permet de cartographier les ressources humaines dans chacune des associations membres et les actions de mutualisation qui permettraient une optimisation du service pour les usagers.
Dans un contexte budgétaire contenu, réaliser ce diagnostic permet d’ouvrir un débat sur les orientations stratégiques et de les prioriser collégialement, entre les conseils d’administration d’abord et ensuite en Conseil de Direction (CODIR).
AUSIRIS a donc créé plusieurs documents fondateurs de mutualisation : des statuts, une charte de valeurs, des feuilles de missions, des conventions et mandats de gestion.
La démarche de mutualisation a nécessité l’élaboration d’un calendrier structuré et la mise en œuvre d’un Conseil de Direction. Simultanément a eu lieu le recrutement de collaborateurs pour assurer les fonctions supports de l’Union Associative.
Ces instances doivent à la fois mettre en œuvre la démarche et évaluer les actions menées en les confrontant aux objectifs.
La conduite du changement est fondamentale dans un projet de mutualisation. La collaboration étroite entre les cadres intermédiaires (chefs de services) et les directions aident fortement la mise en œuvre d’actions permettant l’information permanente de l’ensemble des collaborateurs ainsi que le partage d’expériences.
La mutualisation chez AUSIRIS est une démarche participative et contributive, dans le respect des cultures et des savoir-faire de chacune des associations membres.
